LOS DESAFÍOS DEL DIRECTOR DE PROYECTOS CON UN EQUIPO DE TELETRABAJO

Ensayo

Actualmente la tecnología de información y comunicación nos brinda muchas herramientas o alternativas para poder desde distintos lugares geográficos podes trabajar en equipo y de forma colaborativa adecuada.

El teletrabajo desde ya hace algunos años,  es una realidad en la cual muchas empresas lo utilizan como un mecanismo de trabajo para hacer más fácil y evitar que sus empleados tengan contratiempos como por ejemplo  desplazarse desde sus casas hacia el trabajo, evitar congestiones viales,  tiempo “muerto” en estos desplazamientos, flexibilidad de horarios, entre otros.

Adicionalmente, hoy es totalmente normal dirigir un proyecto donde algunos de los miembros del equipo de trabajo de proyecto vivan en países diferentes.

Sin embargo, aunque tecnológicamente contamos con estas facilidades se convierte en un reto o gran desafío la aplicación correcta del teletrabajo.

Este aspecto, va más allá en un buen uso de la tecnología, se trata de un tema de cultura y responsabilidad  y compromiso para con los empleadores.

A continuación, me permito desarrollar desde mi punto de vista los principales retos que un Project manager debe tomar en consideración para reducir el riesgo de fracaso o bien procurar alcanzar el éxito en el proyecto.

Un aspecto  fundamental es que el equipo directivo y de trabajo tenga una visión común, en un proyecto se cuenta con un tiempo determinado, se debe buscar que en ese periodo establecido se logre el objetivo planteado.    Uno de los grandes problemas es que el equipo de trabajo tenga intereses diferentes o no tengan el mismo norte, esto pasa aun cuando el equipo de trabajo está centralizado en un mismo lugar geográfico,  tal y como lo indica el PmBook en su capítulo de gestión de recursos humanos, en los procesos de desarrollar el plan de recursos humanos,  posteriormente su selección y desarrollo del equipo de trabajo.  Para conjuntar el equipo y crear visión se recomiendan ciertas técnicas, como por ejemplo relaciones interpersonales, reglas claras, desarrollo del espíritu del equipo, motivación.

Lograr realizar esto en un equipo virtual es fundamental,  debido a que el único contacto entre las personas es por medio de herramientas tecnológicas y no por medio del “face to face”  o interacción entre ellos, esto desde mi punto de vista puede ser una limitante para que las personas sientan que no trabajan aisladamente sino que trabajan en un equipo, con una visión común, con cohesión e integridad.

Cada acción que se hace o se deja de hacer afecta al equipo, tener claro esto, y  ser conscientes que aunque se trabaje físicamente solo desde mi casa con mi computador, todo lo que realizo o no realizado en el proyecto como profesional en el proyecto sin duda alguna tendrá incidencia directa en el proyecto.

Otro factor, que considero fundamental es el tema de la comunicación, ser asertivos en un proyecto es vital, en muchas ocasiones no sólo la comunicación verbal u oral tiene su alto grado de importancia, también la comunicación escrita,  gestos. 

En ocasiones, un gesto en una reunión, interrumpir una reunión tensa con algún comentario gracioso o divertido ha sido importante para poder calmar tensiones o muchas veces también ocurre lo contrario un comentario inapropiado puede ser perjudicial.

Todos estos aspectos de comunicación están limitados cuando se realizan a través de herramientas tecnológicas, por lo tanto, es importante que el Project manager potencie estas comunicaciones asertivas y minimice la ausencia del contacto personal.

En la actualidad, con el desarrollo tecnológico comunicarse con las personas en distintos lugares geográficos es muy fácil y sencillo,  considero que se debe potenciar todas estas herramientas para mantener una comunicación fluida y asertiva y minimizar como se explicó anteriormente la ausencia del personal concentrado en un solo lugar.

Otro aspecto importante desde mi punto de vista personal es el compromiso, hemos visto que muchas personas que trabajan dentro del equipo de trabajo del proyecto no desarrollan este compromiso para lograr el objetivo principal del proyecto, esto se puede deber a muchos factores, por ejemplo un mal liderazgo, un mal seguimiento y evaluación, falta de seguimiento y motivación, entre otros.

Cuando se trabaja físicamente y hay contacto es mucho más fácil identificar estos aspectos y tratar de corregirlos, considero que geográficamente si el equipo está disperso va a ser mucho más difícil y retador.

La calidad es otro aspecto importante es la calidad, y dentro de un esquema de teletrabajo considero que se debe orientar e incluir mayor atención por parte del Project manager.   Estar constantemente evaluando la calidad es vital para minimizar riesgos, generalmente cuando el equipo está instalado en un solo lugar la interacción de las personas facilita esta evaluación, al estar dispersos geográficamente puede volverse más difícil y si no se controla de la forma adecuada puede establecer un riesgo importante para el proyecto.

Considero que debido a la globalidad, el establecimiento cada vez más de empresas internacionales, es totalmente normal trabajar con personas de distintos lugares geográficos  y aun más con las facilidades tecnológicas que contamos hoy en día, sin embargo, es claro que desde mi punto de vista el reto es un tema cultural, donde el cual, las personas  (equipo de trabajo, Project manager, patrocinadores, clientes) deben de estar preparados para trabajar remotamente con el teletrabajo, simplemente el método o la forma es el que varía pero los objetivos deben mantenerse intactos.

Conclusiones

1.    El uso de la tecnología en el teletrabajo es simplemente un medio, un facilitador para desarrollar el trabajo, no es una de las soluciones al proyecto.

2.    Independientemente de la tecnología el Project manager debe de gestionar de la forma más adecuada el proyecto.

3.    El elemento fundamental para que el teletrabajo sea exitoso es la cultura y disciplina de los trabajadores.

4.    Aunque el equipo esté geográficamente disperso el rol del Project manager  y su liderazgo debe mantenerse y potenciarse, para evitar riesgos en el proyecto.

 
 Recomendaciones

1.    Es importante si por la naturaleza del proyecto, se requiere realizar teletrabajo, desde sus fases iniciales del proyecto se tomen las medidas necesarias para evitar riesgos extra y reducir la incertidumbre.

2.    En los procesos de desarrollar el plan de recursos humanos,  posteriormente su selección y desarrollo del equipo de trabajo es importante realizarlos adecuadamente y con mucha precisión en un proyecto donde exista el teletrabajo.

3.    Considero importante evaluar constantemente el equipo de trabajo, entendiéndose evaluar no para señalar o corregir, sino para potenciar a las personas y evitar cometer errores.

4.    En la fase de identificación de riesgos, recomendaría incluir un riesgo sobre el tema de las comunicaciones y la tecnología, debido a que en un alto porcentaje la comunicación va a depender de la disponibilidad y un buen uso de la tecnología.  Estos elementos también tienen que tomarse en consideración en las fases iniciales del proyecto.

Ensayo Gestión de Recursos Humanos

Ensayo

Desde mi punto de vista, la clave de éxito de un proyecto son sus recursos humanos, ellos son quienes de acuerdo a su habilidad, capacidad y motivación para lograr que el proyecto se desarrolle con éxito.

Los recursos humanos por si solos difícilmente lograrán alcanzar un resultado, para esto es vital e imperativo el rol del líder quien debe de organizar, coordinar, liderar y llevar por buen camino al equipo de trabajo.

El líder, es fundamental, tan fundamental como su equipo de trabajo, ambos tienen que estar muy cohesionados, unidos para realizar adecuadamente el proyecto.   Otro aspecto importante del líder es motivar a su equipo y lograr mantener una comunicación fluida en ambas vías (bidireccional)

Lograr motivar a las personas es un gran reto, cada persona integral tiene sus propias necesidades y motivaciones, depende de situación actual, edad, intereses, etc.  Todas las personas nos motiva algo diferente y tratar de motivar a todos con el mismo estímulo va a ser muy difícil, algunas personas lo motiva el dinero a otras un asenso laboral, o una oficina más grande con vista panorámica, tener flexibilidad en el horario, etc.

Todos estos factores influyen directamente en el buen desempeño de una persona y por ende en el logro de los resultados exitosos de un proyecto.  Es por esto que cada proyecto es único e irrepetible, por que está compuesto por personas diferentes en momentos de la vida diferentes, con objetivos diferentes, es por esto que los recursos humanos son fundamentales.

Tanto el capítulo 9 del PmBook como el Director Profesional de Proyectos de Pablo Lledó, nos hablan de los procesos necesarios que se deben desarrollar en un proyecto en el momento de desarrollar el plan de recursos humanos, adquirir, desarrollar y dirigir el equipo de trabajo.

Considero sumamente importante varios aspectos que ambos libros lo resaltan:

1.       Los proyectos no son aislados,  hay variables que inciden (positiva y negativamente) en el desarrollo del proyecto, por ejemplo los factores  ambientales, los activos de proceso, la cultura organizacional, el tipo de organización.

2.       Una salida que prácticamente en todos los procesos se utiliza es el plan para la dirección del proyecto, este plan lo considero vital al igual que el plan de recursos humanos.  Ambos documentos contienen información vital, como por ejemplo los roles y responsabilidades de cada participante del proyecto, organización interna del proyecto.  Es importante destacar que estos documentos no son estáticos,  son documentos vivos que a lo largo del desarrollo del proyecto deben de actualizarse debido a cambios de requerimientos, alcance, tiempo, salidas de personas, vacaciones, etc.

3.       Una de las técnicas que me llama más la atención es la negociación,  se debe aplicar negociación a lo interno del equipo para resolver conflictos y también a lo externo del equipo con la organización para captar recursos humanos.   Considero que la negociación es una técnica muy interesante y aplicar negociación ganar-ganar es lo más adecuado para las partes y reducir el riesgo del proyecto.

4.       Evaluar el desempeño, es básico para reducir el riesgo de fracaso, ambos libros lo proponen como una de las técnicas de sus procesos en la gestión de los recursos humanos, considero que evaluar el desempeño se debe hacer en dos vertientes preventiva y correctiva.  Ambas alternativas son importantes pero la preventiva se anticipa al error y permite evitar costos por equivocaciones.  Adicionalmente, nos permite medir el desenvolvimiento técnico de las personas que trabajan en el proyecto,  esto se deberá documentar para tomar decisiones a futuro.

5.       Un último aspecto que quisiera destacar es el cronograma de adquisición y gestión de los recursos humanos y los histogramas de liberación de los recursos, un cronograma adecuado con información confiable nos permitirá utilizar apropiadamente los recursos, facilitará la toma de decisiones y poder en el momento adecuado prescindir o liberar los recursos para futuros proyectos.

Como comentario general, considero que las dos publicaciones tienen el mismo enfoque sobre la gestión de los recursos humanos en los proyectos y reconocen lo esencial y el valor que tienen las personas para el éxito de un proyecto.

Hay también pequeñas variaciones o diferencias entre las dos publicaciones que me gustaría reflejar:

1.       Considero que el enfoque que da el PmBook es más estructurada y organizada, el PMI claramente secciona o clasifica los procesos con sus entradas, herramientas y técnicas y sus salidas.  El autor Pablo Lledó aunque utiliza los mismos procesos lo hace con menos rigurosidad que el enfoque del PMI.  Al final ambas publicaciones buscan el mismo objetivo.

2.       Otro aspecto interesante es que Lledó le da un mayor peso o énfasis al factor liderazgo, él desarrolla con mayor fuerza en este capítulo a diferencia del PmBook (lo desarrolla en otro capítulo) todo una sección de los tipos de liderazgo, motivaciones y afiliaciones.

3.       Considero a pesar de estas pequeñas diferencias, que posiblemente sean de forma y no fondo, que ambos enfoques buscan el mismo objetivo y dar el empoderamiento y valor necesario a los recursos humanos dentro de un proyecto.